Разбор: $100 000 поступило, а подтвердить можно $20 000

Пример по мотивам реальной ситуации. Данные обезличены, суммы изменены.

LLC, девять месяцев, один бизнес-счёт. Открываем выписку.

Что пришло: $100 000

• $49 000 Zelle от клиентов
• $37 000 эквайринг (оплата картой)
• $14 000 наличными в банкомат

Куда ушло. На каждые $100 поступлений:
$44 — погашение кредитных карт
$22 — переводы владельцу
$11 — платежи физлицам без назначения
$1 — личные траты
$20 — расходы, которые можно подтвердить
Остаток на счёте около $2

Почему так

Платёж по кредитной карте — не расход. Расход появляется в момент покупки, а выписка банка его не показывает.
Расходы могут быть на картах. Нужны выписки по ним.
Перевод владельцу — личные деньги, вычетом он не станет.
Платёж физлицу нужно подтвердить договором или инвойсом.
Эти расходы налоговая принимает.

Налог считается с поступлений за вычетом расходов, которые можно подтвердить.

Как вести учёт, чтобы такого не было

1 Отдельный счёт и карта только для бизнеса. Личные покупки с них не делаем.
2 Владелец берёт деньги одним способом: зарплата или распределение. Каждый перевод подписан, и это не расход.
3 Каждый платёж с документом: чек, инвойс, договор. Фото в тот же день.
4 Раз в месяц сверка: выписки банка и карт совпадают с учётом. Не раз в год перед декларацией.
5 Наличные вносим на счёт целиком и записываем, откуда они.
6 Часть каждого поступления сразу откладываем на налоги.

Мораль

Деньги, которые вы не можете объяснить, налоговая объяснит за вас. И не в вашу пользу.

Выписка банка — ещё не учёт. Вычеты находятся в чеках и в выписках по картам, а не в списке переводов.